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03Organisation des pièces et préparation des bordereaux pour cabinets d’avocats
Pour les cabinets d’avocats : inventaire et mise en ordre des pièces, intitulés documentaires, préparation du bordereau de communication de pièces selon la numérotation définie ou validée par le cabinet.
ORCA prépare le matériau documentaire. Votre cabinet conserve la qualification juridique, la portée probatoire retenue, les écritures et la stratégie.
Transmettez le dossier tel qu’il est
Pièces en vrac, scans, pièces jointes de messagerie, dossier repris d’un confrère : ORCA reçoit la matière dans le cadre défini par la mission.
- Réception documentaire cadrée par écrit
- Formats courants acceptés
- Périmètre fixé avant démarrage
- Interlocuteur unique au cabinet
Dresser l’inventaire des pièces
Première étape : savoir ce que contient réellement le dossier, identifier les doublons et les manques.
- Inventaire matériel des pièces
- Doublons identifiés
- Pièces illisibles ou incomplètes signalées
- Écarts signalés au cabinet
Mettre le dossier en ordre
Classement et mise en ordre selon la logique retenue par le cabinet : chronologique, thématique ou par partie.
- Classement selon la logique retenue par le cabinet
- Dossier structuré et navigable
- Nommage homogène des fichiers
- Arborescence restituée au cabinet
Appliquer la numérotation définie par le cabinet
ORCA applique la numérotation définie ou validée par votre cabinet. ORCA ne décide jamais seul de la portée juridique ou probatoire d’une pièce.
- Numérotation définie ou validée par le cabinet
- Report fidèle sur l’ensemble du dossier
- Cohérence entre fichiers et numéros
- Modifications répercutées sur demande
Rédiger des intitulés factuels
Intitulés sobres et descriptifs : nature du document, auteur, date. Aucune qualification juridique, aucun commentaire argumentatif.
- Nature, auteur et date du document
- Formulations factuelles et neutres
- Aucune qualification juridique
- Harmonisation sur tout le dossier
Préparer le bordereau de communication de pièces
Le bordereau est préparé à partir des pièces du dossier et de la numérotation définie ou validée par votre cabinet.
- Bordereau préparé selon votre numérotation
- Format adapté à vos modèles
- Version éditable restituée
- Mises à jour en cours de dossier
Vérifier la cohérence matérielle du dossier
Dernier passage avant restitution : concordance entre les pièces, les numéros et le bordereau.
- Concordance pièces / numéros / bordereau
- Pièces manquantes signalées
- Écarts de numérotation signalés
- Points à trancher remontés au cabinet
Recevoir un dossier exploitable
Vous récupérez un ensemble prêt à l’usage, dans les formats convenus à la commande.
- Dossier organisé et nommé
- Bordereau en version éditable
- Inventaire et liste des écarts
- Formats convenus à la commande
Vos dossiers restent sous votre contrôle
La mission est cadrée par écrit. L’accès est limité aux éléments nécessaires à la prestation. Les conditions de confidentialité, de restitution ou de suppression des données et, lorsque applicable, les obligations liées à la sous-traitance RGPD sont définies dans le cadre contractuel de la mission.
- Mission cadrée par écrit avant démarrage
- Accès limité aux éléments nécessaires
- Restitution ou suppression selon le cadre contractuel
- Sous-traitance RGPD encadrée lorsque applicable
Ce que votre cabinet conserve
ORCA prépare le matériau documentaire. Les décisions relevant de l’exercice professionnel restent au cabinet.
- La qualification juridique des pièces
- La portée probatoire retenue
- La rédaction des prétentions et des écritures
- La stratégie du dossier
- La relation client et la représentation
Faire préparer un bordereau de pièces
Vous transmettez le dossier, ORCA restitue les pièces organisées et le bordereau préparé selon votre numérotation.
- 1. Vous décrivez votre besoin
- 2. ORCA cadre la mission
- 3. Vous recevez et validez le devis
- 4. La mission démarre
Devis avant démarrage • Mission définie • Paiement sécurisé